Praca z dowolnego miejsca, odkrywanie świata i jednoczesne prowadzenie własnego biznesu – dla wielu to kwintesencja wolności. Jako cyfrowy nomada możesz działać niezależnie od lokalizacji. Gdy jednak zakładasz firmę, wystawiasz faktury lub zarządzasz spółką za granicą, zaczynają obowiązywać ramy prawne i podatkowe, które warto znać i respektować.
Kto działa bez przygotowania, ryzykuje dopłaty podatku, podwójne opodatkowanie albo problemy prawne. W tym artykule dowiesz się, na co szczególnie zwrócić uwagę przy zakładaniu firmy jako cyfrowy nomada.
Określenie „cyfrowy nomada” dotyczy osób, które pracują głównie online i regularnie przemieszczają się między krajami. Prawnie jednak taka kategoria nie istnieje. Dla urzędów i organów podatkowych liczą się nie styl życia czy obecność w social mediach, lecz obiektywne kryteria, takie jak:
• Gdzie masz miejsce zamieszkania?
• Gdzie przebywasz przez większość czasu?
• Skąd faktycznie zarządzasz swoim przedsiębiorstwem?
Te czynniki decydują o tym, gdzie podlegasz opodatkowaniu oraz jakie prawo krajowe ma zastosowanie do Twojej działalności gospodarczej.
Zgodnie z prawem niemieckim co do zasady podlegasz nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w zakresie podatku dochodowego, jeśli masz w Niemczech miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu (§ 1 ust. 1 EStG).
Liczy się nie tylko formalny status meldunkowy, ale przede wszystkim stan faktyczny:
• Miejsce zamieszkania istnieje wtedy, gdy dysponujesz mieszkaniem i utrzymujesz je w okolicznościach wskazujących, że jest używane (§ 8 AO). Kluczowe jest posiadanie mieszkania w warunkach świadczących o tym, że jest ono utrzymywane i rzeczywiście wykorzystywane; posiadanie klucza to jedynie przesłanka, a nie jedyne kryterium.
• Zwykłe miejsce pobytu występuje zazwyczaj, gdy przebywasz w Niemczech dłużej niż sześć miesięcy (§ 9 AO), przy czym krótkie przerwy nie mają znaczenia.
Dlatego nawet przy dłuższych pobytach za granicą obowiązek podatkowy w Niemczech może nadal istnieć.
Często w tym kontekście przywołuje się tzw. zasadę 183 dni. Nie jest to jednak ogólny test rezydencji podatkowej. Ma ona znaczenie głównie w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania – np. przy opodatkowaniu wynagrodzeń – i jest tam powiązana z dodatkowymi warunkami.
Uwaga: istotny w prawie niemieckim limit sześciu miesięcy z §9 AO (zwykłe miejsce pobytu) należy odróżnić od często wskazywanej w międzynarodowym prawie podatkowym
„reguły 183 dni” w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania. Obie regulacje służą różnym celom i nie prowadzą automatycznie do takich samych rezultatów.
W praktyce zazwyczaj w co najmniej jednym państwie powstaje obowiązek podatkowy. Popularne wyobrażenie, że dzięki częstym zmianom miejsca można na stałe pozostać bez podatków, najczęściej nie wytrzymuje analizy prawnej.
Trzeba jednak rozróżnić:
Obowiązek podatkowy nie oznacza automatycznie, że faktycznie trzeba zapłacić podatek. To, czy i w jakiej wysokości podatek wystąpi, zależy m.in. od wysokości dochodów, kwot wolnych, odliczeń oraz stawek podatkowych w danym kraju.
Obowiązek podatkowy może powstać w szczególności wtedy, gdy:
• utrzymujesz miejsce zamieszkania w Niemczech,
• faktyczne zarządzanie przedsiębiorstwem odbywa się z Niemiec albo
• dłuższe pobyty w innym państwie skutkują powstaniem obowiązku podatkowego również tam.
Zwłaszcza w przypadku spółek zagranicznych kluczowe jest tzw. miejsce faktycznego zarządu. Określa się je według tego, gdzie rzeczywiście podejmowane są najważniejsze decyzje biznesowe (§ 10 AO) – a nie według formalnej siedziby spółki. W strukturach zdalnych miejsce to często pokrywa się z miejscem zamieszkania lub pobytu osoby decyzyjnej.
Jeśli więc np. zostanie założona estońska OÜ (estońska spółka z o.o.), ale faktycznie jest zarządzana z Niemiec, spółka może podlegać opodatkowaniu w Niemczech – niezależnie od formalnej siedziby za granicą.
Wielu cyfrowych nomadów decyduje się na założenie spółki za granicą, np. w Estonii lub Irlandii. Szczególnie znana jest estońska E-Residency, która umożliwia założenie i obsługę spółki w pełni cyfrowo.
Możliwe korzyści:
• profesjonalna struktura firmy
• możliwość działania międzynarodowego
• cyfrowe procesy administracyjne
• łatwiejszy dostęp do dostawców usług płatniczych
Ważne jednak:
E-Residency nie tworzy odrębnego statusu podatkowego. Nadal decyduje to, gdzie osobiście jesteś rezydentem podatkowym i gdzie znajduje się miejsce faktycznego zarządu Twojej firmy.
Jeżeli mieszkasz głównie w Niemczech lub pracujesz stąd, rejestracja działalności gospodarczej w Niemczech może być najbezpieczniejszą drogą pod względem prawnym. Także przy istniejących spółkach zagranicznych może powstać niemiecki obowiązek podatkowy, jeśli:
• miejsce faktycznego zarządu znajduje się w Niemczech,
• kluczowe decyzje biznesowe zapadają tutaj lub
• działalność operacyjna jest prowadzona głównie z Niemiec.
W zależności od struktury może to prowadzić albo do nieograniczonego obowiązku podatkowego spółki w Niemczech, albo do powstania krajowego zakładu. Zakład może powstać nawet bez klasycznego biura, np. poprzez miejsce zarządu albo stałe urządzenia faktycznie wykorzystywane do prowadzenia działalności.
W zależności od formy prawnej lub konstrukcji już samo miejsce zarządu może skutkować nieograniczonym obowiązkiem podatkowym spółki, niezależnie od tego, czy dodatkowo powstaje zakład. Oba łączniki należy analizować podatkowo oddzielnie.
W przypadku firm działających międzynarodowo może się zdarzyć, że kilka państw jednocześnie zgłasza prawo do opodatkowania. Aby uniknąć podwójnego opodatkowania, wiele państw zawiera tzw. umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO).
Regulują one m.in.:
• któremu państwu przysługuje prawo do opodatkowania,
• jak przypisuje się dochody,
• w jaki sposób unika się podwójnego opodatkowania.
Stosowanie UPO jest złożone i zawsze zależy od konkretnego przypadku. Szczególnie przy zmieniających się miejscach pobytu i działalności międzynarodowej zdecydowanie zaleca się indywidualne doradztwo podatkowe.
Kto jako cyfrowy nomada zakłada firmę, powinien w szczególności uwzględnić następujące kwestie:
• Miejsce zamieszkania w Niemczech często skutkuje nieograniczonym obowiązkiem podatkowym.
• Dłuższe pobyty w innych krajach mogą powodować dodatkowe obowiązki podatkowe na miejscu.
• Miejsce faktycznego zarządu jest kluczowe dla opodatkowania spółki.
• Bez rzetelnej dokumentacji pobytów, czynności i procesów decyzyjnych grożą dopłaty, odsetki lub kary.
W praktyce warto prowadzić przejrzystą dokumentację, np. w postaci kalendarza, dokumentów podróży, umów najmu, rezerwacji lotów lub innych dowodów, aby móc wykazać stan faktyczny.
Wiele problemów wynika nie ze złej woli, lecz z braku znajomości ram prawnych.
Wiele państw oferuje specjalne programy wizowe dla cyfrowych nomadów, m.in. Estonia, Chorwacja, Portugalia czy Hiszpania. Wizy te ułatwiają pobyt i często pozwalają na wykonywanie pracy zdalnej na rzecz zagranicznych zleceniodawców lub pracodawców.
Ważne jednak:
Zezwolenie pobytowe i rezydencja podatkowa to dwie odrębne oceny prawne i nie są automatycznie ze sobą powiązane. Ponadto w wielu wizach dla cyfrowych nomadów lokalne zatrudnienie w państwie pobytu jest wyraźnie wyłączone lub ograniczone. Również tutaj zawsze decyduje konkretna konstrukcja danej wizy.
Poza podatkiem dochodowym i strukturą spółki cyfrowi nomadzi powinni mieć na uwadze także inne dziedziny prawa, w szczególności:
• VAT: Przy usługach transgranicznych – zwłaszcza cyfrowych – miejsce świadczenia może, w zależności od układu, znajdować się u klienta. Przy świadczeniach B2C w UE może to skutkować obowiązkiem rejestracji lub koniecznością korzystania z procedury One-Stop-Shop (OSS).
• Ubezpieczenia społeczne: W zależności od statusu (np. zatrudniony, samozatrudniony, członek zarządu) i miejsca wykonywania pracy obowiązki ubezpieczeniowe mogą powstać w państwie zamieszkania, w państwie wykonywania pracy albo na podstawie umów międzypaństwowych.
Te obszary są wysoce indywidualne i przy działalności transgranicznej zawsze powinny być współbadane.
Założenie firmy jako cyfrowy nomada daje wiele szans – ale wiąże się też z ryzykami prawnymi i podatkowymi. Decydujące nie są styl życia ani chęć podróżowania, lecz obiektywne czynniki:
• Gdzie mieszkasz?
• Gdzie przebywasz przez większość czasu?
• Skąd faktycznie zarządzasz swoją firmą?
Spółki zagraniczne i E-Residency mogą być sensownymi narzędziami, ale nie znoszą automatycznie obowiązków podatkowych. Kto chce działać długofalowo zgodnie z prawem, powinien odpowiednio wcześnie profesjonalnie zaplanować swoją strukturę.
1. Czy moje miejsce zamieszkania jest uregulowane w sposób bezpieczny prawnie?
2. W jakim kraju jestem rezydentem podatkowym?
3. Gdzie znajduje się miejsce faktycznego zarządu mojej firmy?
4. Czy spółka zagraniczna ma rzeczywiście sens dla mojego modelu biznesowego?
5. Które umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania mnie dotyczą?
6. Czy wystarczająco dokumentuję moje pobyty i czynności?
7. Czy uzyskałem(-am) indywidualne doradztwo podatkowe i prawne?
