Ein Verspätungszuschlag bei der US-LLC hängt nicht von den erzielten Gewinnen ab. Somit kann dieser vor allem dann sehr teuer werden, wenn ein Unternehmen keine Profite erwirtschaftet hat. Denn es bestehen Formular- und Meldepflichten. Zudem kommen zu den Versäumnisstrafen der IRS noch zahlreiche weitere hinzu. In diesem Ratgeber werden daher die folgenden Themen abgedeckt:

• Was für Arten von Verspätungszuschlägen gibt es?
• Wie werden Versäumnisstrafen berechnet?
• Welche Verspätungszuschläge und Fristen gibt es?
• Was für Versäumnisstrafen verhängen die Bundesstaaten?
• Wann entstehen Verspätungszuschläge?
• Wie können Verspätungszuschläge verhindert werden?
• Welche Formulare sind erforderlich, um Strafen zu vermeiden?

Erfahren Sie in diesem Beitrag jetzt mehr, um optimal vorbereitet zu sein und sich besser vor den teilweise sehr hohen Strafzahlungen zu schützen!

Unterteilung nach Arten von IRS-Verspätungszuschlägen in den USA

Die Verspätungszuschläge Ihrer LLC werden aufgrund der Informations- und Einreichungspflichten fällig. Deshalb sind hohe Versäumniszahlungen möglich, obwohl operativ kaum etwas geschehen ist. Dabei können fehlerhafte und unvollständige Daten sogar als „nicht eingereicht“ eingestuft werden.

Ein prominentes Beispiel ist bei der US-LLC von nicht in den USA ansässigen Personen („nonresidents“) aus Deutschland etwa eine nicht fristgerechte Abgabe von Form 5472. Dies führt zu einer Grundstrafe von 25.000 USD sowie möglichen Zusatzstrafen, sofern der Verstoß trotz Hinweis des IRS fortgesetzt wird. Ebenso fallen Zinsen mit Zinseszinseffekt an.

Die IRS-Strafen für eine US-LLC werden in zwei große Kategorien unterteilt:

• Dokumentenpflichten: fehlende oder unvollständige und verspätete Einreichung
• Zahlungspflicht: ausbleibende oder verspätete Zahlung  

Während die IRS innerhalb dieser Logik für einige LLC-Strukturen mit festen Beträgen arbeitet, greifen bei anderen Modellen andere Berechnungsarten. Manche Strafen können sogar abgewandt werden. Erfahren Sie daher jetzt mehr darüber in den nächsten Abschnitten.

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Klassifizierung der Verspätungszuschläge nach LLC-Typ

Ein maßgebender Faktor bei der Bestimmung des Verspätungszuschlags ist die Einordnung des Unternehmens. So kommen für eine LLC etwa bei einer steuerlich nicht eigenständigen Einheit („disregarded entity“), Personengesellschaft („partnership“), S-Corp-Wahl („s-corp election“) und C-Corp-Wahl („c-corp election“) unterschiedliche Formulare, Fristen und Strafen zur Anwendung.

Diese werden teilweise als Fixbetrag, pro Monat oder prozentual auf die Steuerlast verhängt. Dabei erfolgen für die Strafen für Informations- und Einrichtungspflichten unabhängig von Gewinn und bei Zahlungspflichten meist Verspätungszuschläge entsprechend der Steuerschuld. 

Davon zu unterscheiden sind die allgemeinen Pauschalstrafen der IRS mit beispielsweise zuletzt 60 USD, 130 USD und 340 USD. Diese gelten für bestimmte Informationsmeldungen, wie für Form 1097, Form 1098, Form 1099, Form 3921, Form 3922, Form 5498 und Form W-2G.

Im nächsten Abschnitt finden Sie eine Übersicht der Verspätungszuschläge nach LLC-Modellen, mit den wichtigsten Dokumenten, den verschiedenen Abgabefristen und den angewandten Berechnungsmodellen für die Verspätungszuschläge. Dennoch stellen sie lediglich eine Übersicht dar. Für jeden Fall sollte jedoch individuell geprüft und kein Formular übersehen werden.

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Single-Member LLC: Verspätungszuschläge für etwa Form 5472 und Form 1120

Sofern die Single-Member LLC von nicht in den USA ansässigen Personen („nonresidents“) kontrolliert wird, sind auch ohne Umsatz mögliche Verspätungszuschläge zu berücksichtigen. Denn selbst ohne die Notwendigkeit einer Einkommensteuererklärung („income tax return“) kann eine Einreichung der Dokumente Form 1120 und Form 5472 bei der IRS erforderlich sein.

Form 5472 ist bis zum 15. Tag des 4. Monats nach Ende des Steuerjahres einzureichen. Fällt der Termin auf ein Wochenende oder Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag. Ist Form 5472 nicht oder unvollständig, kommt es zu einer Grundstrafe von 25.000 USD. Sofern dann keine ordnungsgemäße Einreichung erfolgt, werden alle 30 Tage weitere 25.000 USD verhängt.

Sollten Sie die US-LLC aus Deutschland gegründet haben und diese als „foreign-owned U.S. disregarded entity“ klassifiziert wird, kann die elektronische Abgabe eingeschränkt sein. Dann müssen Sie die Einreichung von Form 5472 und pro forma 1120 in der Praxis meist über Mail oder Fax abwickeln. Wichtig dabei ist, dass alle zu berichtenden Transaktionen inkludiert sind.

Für in den USA ansässige Personen kommt die klassische IRS-Verspätungsrichtlinie zur Anwendung. Diese müssen rechtzeitig die Form 1040 einreichen. Ansonsten entsteht bei Abgabeversäumnis („failure to file“) eine Strafe von 5 % pro Monat bis maximal 25 %. Bei Zahlungsversäumnis („failure to pay“) sind es hingegen monatlich 0,5 % und bis zu 25 %. Längere Verspätungen führen zu einer Mindeststrafe von 525 USD.  

Neben den primären Verspätungszuschlägen einer Single-Member LLC können noch Strafzahlungen für beispielsweise weitere missachtete oder ungenaue Formulare entstehen. Diese betreffen unter anderem den US-Bezug und Zahlungen an ausländische Personen wie Form 1042 und 1042-S. Aber auch für die Zahlungen an Mitarbeiter sind etwa Form 941, 940, W-2, W-3 und weitere notwendig.

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Multi-Member LLC: Verspätungszuschläge für Form 1065 und weitere

Eine Multi-Member LLC wird wie eine Partnerschaft behandelt und ist zur Einreichung von Form 1065 sowie Schedule K-1, K-2 und K-3 inklusive Erweiterungen verpflichtet. Diese müssen bis zum 15. Tag des 3. Monats nach Ende des Steuerjahres erfolgen. Bei einem Kalenderjahr entspricht dies also dem 15. März, wobei die Frist bei Wochenenden auf den nächsten Werktag danach verschoben wird.

Für die Multi-Member LLC wird der Verspätungszuschlag pro Partner und Monat beschlossen. In diesem Zusammenhang sind Strafen für einen Zeitraum von höchstens bis zu 12 Monaten möglich. Im Jahr 2025 waren für Form 1065 pro Partner und Monat 245 USD fällig. Die Formel lautet also: Betrag x Partneranzahl x Monate. 

Darüber hinaus kann bei verspäteten oder fehlerhaften Partnerbescheinigung („partner statements“) wie Schedule K-1 ein weiterer Verspätungszuschlag hinzukommen. In diesem Falle werden laut den IRS-Anweisungen 340 USD je Bescheinigung fällig. Allerdings gibt es für diese je nach Unternehmensgröße eine Maximalgrenze.

Zudem können für eine Multi-Member LLC weitere Dokumente zur Vermeidung von Strafzahlungen relevant sein. Werden beispielsweise als Quellensteuer-Beträge („withholding“) einbehalten, kann Abschnitt 1446 („section 1446“) relevant werden. Abhängig von den Zahlungsflüssen sind möglicherweise ebenfalls Form 1042, 1042-S und 1099 relevant. Außerdem sind die Lohnabrechnungspflichten wie Form 941, 940, W-2 und W-3 zu beachten.

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LLC mit S-Corp Election: Verspätungszuschläge für Form 1120-S und weitere

Die LLC mit S-Corp-Wahl kommt bis auf Ausnahmen wie Trusts nur für in den USA ansässigen Personen zur Anwendung. Dabei beziehen sich die Strafen auf die Inhaber und die Monate, wobei ebenfalls bis zu 12 Monate angerechnet werden. Im Jahr 2025 wurden bei einer Verspätung von Form 1120-S mit Abgabefrist am 15. Tag des 3. Monats pro Partner und Monat 245 USD verhängt.

Bei einer Steuerlast können zudem noch weitere Komponenten hinzukommen. So sind bei etwa „failure to file“ in der Regel 5 % und bei „failure to pay“ 0,5 % pro Monat sowie bei beiden maximal 25 %, wobei bei Letzterer noch Zinsen hinzukommen können. Dabei wird von der IRS bei einer sehr späten Abgabe von mehr als 60 Tagen sogar eine Mindeststrafe von 525 USD verhängt.

Bei der LLC mit S-Corp-Wahl gibt es noch weitere IRS-Strafzahlungen. Werden etwa die K-1, K-2 und K-3-Bescheinigung zu spät oder fehlerhaft eingereicht, werden weitere Verspätungszuschläge von 340 USD je Dokument fällig. Geschieht dies willentlich, sind mindestens 660 USD oder 10 % des berichtenden Betrags fällig. Maximal sind es 4.098.500 USD oder bei kleinen LLCs 1.366.000 USD.

Bei der LLC mit S-Corp-Wahl kann bei Dienstleister-Zahlungen außerdem das Informationsmeldungssystem („information returns system“) relevant sein. Somit wäre wiederum beispielsweise 1099-NEC notwendig. Ebenso sind etwa bei Beschäftigten die Formulare Form 941, 940, W-2 und W-3 zu berücksichtigen, um keine Unvollständigkeit und Strafzahlungen zu riskieren.

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LLC mit C-Corp Election: Verspätungszuschläge für Form 1120 und weitere

Bei der LLC mit C-Corp-Wahl verhängt die IRS bei einer verspäteten Einreichung von Form 1120 und Zahlung nach dem 15. des 4. Monats des Steuerjahres einen Verspätungszuschlag. Bei einem Kalenderjahr ist es somit der 15. April. Sollte der Termin auf ein Wochenende fallen, verschiebt sich die Abgabefrist auf den darauffolgenden Werktag. Bei 60 Tagen beträgt die Mindeststrafe 525 USD.

Der Versäumniszuschlag wird bei der LLC mit C-Corp-Wahl typischerweise bei „failure to file“ und „failure to pay“ als Prozentsatz festgelegt. Aufgrund der prozentualen Berechnung mit 5 % pro Monat und maximal 25 % kann der Verspätungszuschlag gering ausfallen. Steigen können die Strafzahlungen hingegen durch Zinsen und Zinseszinseffekt.

Bei einer LLC mit C-Corp-Wahl können noch einige weitere Dokumente Pflicht werden. Sollte diese beispielsweise von ausländischen Entitäten beherrscht werden, wird Form 5472 inklusive Aufzeichnungspflichten („recordkeeping“) wichtig. Von Relevanz sind ebenso beispielsweise Quellensteuer-Fälle („withholding“) mit Form 1042 und 1042-S, Zahlungen an US-Contractors mit 1099 und diverse Lohnabrechnungsdokumente („payroll forms“).

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Corporate Transparency Act / BOI: Wer ist betroffen und welche Strafen drohen?

Obwohl FinCEN (Financial Crimes Enforcement Network) seit März 2025 per Interim Final Rule einheimische US-Entitäten und -Personen exkludiert, ist das Reporting im Zusammenhang mit BOI (Beneficial Ownership Information) teilweise weiterhin relevant. 

So können etwa ausländische berichtende Unternehmen („foreign reporting companies“) und somit Unternehmensformen wie GmbH, Ltd. und Offshore-Gesellschaften weiterhin meldepflichtig sein. Dies ist dann der Fall, wenn sie in einem US-Bundesstaat registriert sind und dort Geschäfte betreiben wollen.

Sofern sich Unternehmen vor dem 26.03.2025 registriert hatten, war in der Regel eine Einreichung bis zum 25.04.2025 fällig. Nach dem 26.03.2025 werden hingegen innerhalb von 30 Kalendertagen Einreichungen nach Wirksamwerden der Registrierung fällig.

Die CTA-Strafen gehen von einem Vorsatz aus. Dies führt zivil zu Verspätungszuschlägen von bis zu 591 USD pro Tag, wobei die Beträge an die Inflation angepasst werden. Strafrechtlich können sie bis zu 10.000 USD und/oder bis zu 2 Jahre Haft bedeuten.

In diesem Zusammenhang gibt es jedoch auch eine Safe-Harbor-Regel. Diese greift, sofern innerhalb eines definierten Zeitfensters von meist 90 Tagen falsche Angaben getätigt werden. Aber nur sofern diese Datenangaben nicht willentlich erfolgt sind, können die Sanktionen entfallen.

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Staatliche Strafen für LLC-Pflichten

Neben den Verspätungszuschlägen durch IRS und BOI können in den verschiedenen US-Staaten noch weitere teilweise Strafzahlungen anfallen. Im Folgenden finden Sie daher eine Übersicht mit den jeweiligen Versäumniszuschlägen:

In den anderen US-Staaten entfallen Verspätungszuschläge oder die LLC wird aufgrund der nicht entrichteten Gebühren stattdessen zur Strafe aufgelöst.

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Wie kann man die Verspätungszuschläge für die US-LLC vermeiden?

Falls Sie nun besorgt über einen möglichen Verspätungszuschlag sind, gibt es dennoch Möglichkeiten, diesen zu verhindern. Im Folgenden erfahren Sie die gängigen Optionen, mit denen Sie eine empfindliche Strafzahlung doch noch abwenden können.

Fristverlängerung bei der IRS mit Form 7004 und Form 4868

Für die unterschiedlichen Klassifizierungen der US-LLC sind mit dem Formular Form 7004 auch Fristverlängerungen („extension“) von 6 Monaten möglich. Diese beziehen sich dann entsprechend bei der Single-Member LLC ohne steuerlich nicht eigenständige Einheit auf Form 1120, bei der Multi-Member LLC auf Form 1065, bei der LLC mit S-Corp-Wahl auf Form 1120-S und bei der LLC mit C-Corp-Wahl auf Form 1120.

Die sogenannte Fristenverlängerung mit Form 7004 muss beim IRS fristgerecht bis zum regulären Abgabetermin der jeweiligen Steuererklärung eingereicht werden. Möglich ist dies in schriftlicher als auch elektronischer Form über eine elektronische Einreichung („e-filing“). Dennoch sollte in diesem Zusammenhang beachtet werden, dass die Zahlung fristgebunden bleibt. 

Berufung auf vernünftigen Grund mit gewöhnlicher Sorgfalt und Vorsicht

Eine weitere Möglichkeit für die Abwendung von Verspätungszuschlägen stellt eine Berufung auf einen vernünftigen Grund dar. In diesem Zusammenhang muss jedoch mit gewöhnlicher Sorgfalt und Vorsicht („ordinary care and prudence“) gehandelt worden sein. Sollte trotzdem keine fristgerechte Abgabe der Steuererklärung bei der IRS möglich gewesen sein, wirkt dies entlastend.

Während Unwissenheit nicht schützt, sind typische Gründe für einen vernünftigen Grund:

• Krankheit
• Fehlende Unterlagen
• Systemprobleme

Einmalige Entlastung durch FTA (First Time Abate) möglich

Verspätungszuschläge bei der IRS können außerdem durch eine Entlastung durch FTA („First Time Abate“) vermieden werden. Diese Entlastung gilt jedoch nur bei bestimmten Standard-Strafen wie Abgabeversäumnis („failure to file“), Zahlungsversäumnis („failure to pay“) und Einzahlungsversäumnis („failure to deposit“).

Anwendbar ist diese Option auch für Personengesellschaften- und S-Corp-Abgabe-Strafen. Voraussetzung dafür ist jedoch eine 3 Jahre saubere Historie. Manche Versäumniszuschläge wie „failure to pay“ können dennoch bis zur vollständigen Zahlung weiterlaufen.

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Glossar für LLC-Verspätungszuschläge

• Verspätungszuschlag / Versäumnisstrafe („penalty“): Geldstrafe bei Verstößen gegen Einreichungs- oder Zahlungspflichten.
• Abgabeversäumnis („failure to file“): Strafe bei nicht oder zu spät eingereichten Steuerformularen.
• Zahlungsversäumnis („failure to pay“): Strafe bei nicht oder zu spät gezahlter Steuer.
• Einzahlungsversäumnis („failure to deposit“): Strafe bei verspäteten/fehlenden Steuer-Einzahlungen, z. B. bei Lohnsteuer-Einbehalten.
• Fristverlängerung („extension“): Verlängerung der Abgabefrist – die Zahlung bleibt häufig trotzdem fristgebunden.
• Fristverlängerungsantrag für Unternehmen (Form 7004): Standardformular zur Verlängerung von Unternehmens-Abgabefristen (z. B. 1065/1120/1120-S).
• Fristverlängerungsantrag für Privatpersonen (Form 4868): Standardformular zur Verlängerung der persönlichen Steuererklärung (z. B. 1040).
• Einreichung / Abgabe („filing“): Das formale Übermitteln einer Erklärung an die IRS.
• elektronische Einreichung („e-filing“): Elektronisches Einreichen von Steuerformularen.
• steuerlich nicht eigenständige Einheit („disregarded entity“): Steuerliche Behandlung, bei der die LLC nicht als eigenständiger Steuerzahler gilt.
• Personengesellschaft („partnership“): Steuerliche Behandlung für Multi-Member-LLCs ohne Corp-Wahl.
• S-Corp-Wahl („s-corp election“): Wahl, die eine LLC steuerlich wie eine S-Corporation behandeln kann (unter Resident-Voraussetzungen).
• C-Corp-Wahl („c-corp election“): Wahl, die eine LLC steuerlich wie eine C-Corporation behandeln kann.
• Aufzeichnungspflichten („recordkeeping“): Pflichten, Transaktionen/Unterlagen vollständig und nachvollziehbar zu dokumentieren.
• Quellensteuer („withholding“): Steuereinbehalt, der an die IRS abgeführt wird, z. B. bei Auslandszahlungen oder Partnern.
• Abschnitt 1446 („section 1446“): US-Regelwerk zu Quellensteuer-Pflichten bei bestimmten Partnership-Sachverhalten.
• Informationsmeldungen („information returns“): Meldesystem für bestimmte Zahlungen/Empfänger, oft mit eigenen Strafen bei Versäumnis.
• Partnerbescheinigungen („partner statements“): Bescheinigungen an Partner/Shareholder, z. B. rund um K-Formulare.
• Anlage K-1 (Schedule K-1): Bescheinigung über Anteile/Einkünfte für Partner/Shareholder.
• Anlage K-2 (Schedule K-2): Zusatzanlage für Auslands-/International-Sachverhalte (je nach Fall).
• Anlage K-3 (Schedule K-3): Partner-/Shareholder-bezogene Ausgabe der K-2-Informationen (je nach Fall).
• Einmalige Entlastung („First Time Abate“ [FTA]): Mögliche Entlastung bei bestimmten Standardstrafen bei ansonsten sauberer Historie.
• BOI-Meldung („BOI report“): Meldung zu wirtschaftlich Berechtigten, je nach Konstellation im CTA-Kontext relevant.
• wirtschaftlich Berechtigte („beneficial owners“): Personen, die ein Unternehmen letztlich kontrollieren oder daraus profitieren.
• Corporate Transparency Act (CTA): US-Gesetz, das u. a. BOI-Meldepflichten regelt.

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